Küçük işletmede stok takibi nasıl yapılır? Defter, Excel ve uygulama

Stok takibi nedir, tam olarak neyi takip edersin?

Stok takibi, dükkâna giren, dükkândan çıkan ve kaybolan malı yazıp ara sıra sayarak elinde ne kaldığını her an bilmek demektir. Kaç çeşit ürünün olursa olsun, takip ettiğin şey hep aynı dört harekettir.

• Giren: alış. Toptancıdan gelen koli, tedarikçiden gelen top kumaş, pazardan alınan sebze.
• Çıkan: satış ya da üretimde kullanılan. Raftan satılan şişe, bir partide harcanan çamur, bardağa giden süt.
• Fire: satılmadan elden çıkan. Bozulan, kırılan, son kullanma tarihi geçen, kesimden artan.
• Kontrol: sayım. Rafta gerçekten ne olduğuna bakıp kayıttaki rakamla karşılaştırmak.

İlk üçü stoğu değiştirir. Sayım değiştirmez; hesabın doğru olup olmadığını gösterir. Bu yüzden bütün stok takibi tek bir satıra sığar:

Stok hesabı nasıl yapılır? Bir haftalık örnek

Haftanın başındaki miktara gelenleri eklersin, kullanılanları ve fireyi çıkarırsın; çıkan sonucu rafta saydığınla karşılaştırırsın. Bir seramik atölyesinin çamurunu bir hafta izleyelim.

Çamurun kilosu 1.750,00 ÷ 25 = 70,00 ₺. Bir kiloluk fark küçük görünür ama her hafta tekrar ederse yılda elli kiloyu, yani 3.500 ₺'yi geçer. Farkın nereden geldiğini bulmak için önce kayda bakarsın: atılan çamur yazıldı mı, deneme parçaları üretim olarak girildi mi? Fark çoğu zaman kaybolan maldan değil, yazılmayan bir kayıttan gelir. Atölyede malzeme ve ürün maliyeti de aynı mantıkla tutulur; sayımı hızlı ve düzenli yapmanın yolunu stok sayımı nasıl yapılır yazısında anlattık.

Stok takibi defterle mi, Excel'le mi, uygulamayla mı yapılmalı?

Üçü de iş görür; fark, bir kaydın ne kadar sürdüğünde, hatayı kimin yakaladığında ve hesabı kimin yaptığında. Az kalemin varsa ve tek başına çalışıyorsan defter yeter; ekip, maliyet ve uyarı istiyorsan elle yapılan hesap hızla büyür.

Excel'in en sinsi riski sessiz bozulmadır: toplam formülünün altına yeni satır eklersin, formül onu saymaz ve kimse fark etmez. Defterin riski yorgunluktur; akşam sekizde yapılan toplama sabahki kadar dikkatli olmaz. Uygulamada hesap hatası azalır ama yerine yeni bir soru gelir: hangi uygulama? Bunun için stok ve maliyet uygulaması seçerken sorulacak 10 soru listesini hazırladık.

Stok kaç gün yeter, nasıl hesaplanır?

Elindeki stoğu ortalama günlük kullanıma bölersin. Çıkan sayı, yeni mal gelmezse kaç gün idare edeceğini gösterir.

Bir kafede kahve çekirdeğini düşün. Son 7 açık günde 8,4 kg çekirdek gitmiş: günde ortalama 8,4 ÷ 7 = 1,2 kg. Depoda 4,8 kg var: 4,8 ÷ 1,2 = 4 gün. Bu sayı tek başına pek bir şey söylemez; asıl soru, tedarikçinin malı kaç günde getirdiğidir.

Ortalama yanıltabilir. Hafta sonu iki kat satan bir kafede cuma akşamı “4 gün yeter” demek, pazar öğlen biter demek olabilir. Yoğun günlerin belirginse onları ayrıca düşün.

Kritik stok seviyesi (sipariş noktası) nasıl hesaplanır?

Ortalama günlük kullanımı tedarikçinin getirme süresiyle çarpar, üstüne bir emniyet payı eklersin. Stok bu seviyeye indiği gün siparişi verirsin; mal gelene kadar eldeki yeter, emniyet payı da beklenmedik yoğunluğa kalır.

Rafta ve depoda toplam 26 şişe varsa 26 ÷ 4 = 6,5 gün yeter. Stok 20 şişeye indiğinde, yani bir buçuk gün sonra siparişi verirsin. Toptancı 3 gün sonra geldiğinde 12 şişe satılmış, elinde 8 şişe kalmıştır. Markette stok takibi bu kadar sade bir sayıyla başlar.

Aynı hesap her dükkânda çalışır; değişen yalnızca birimdir:

Kafedeki 4,8 kg çekirdek bir gün sonra 3,6 kg'a iner; yani siparişi yarın vermen gerekir. Tekstil atölyesinde iplik daha ilginç: elde 9 bobin varsa 9 ÷ 3 = 3 gün yeter, ama tedarikçi 5 günde getiriyor. Bu sipariş çoktan geç kalmış.

Stok takibine nasıl başlanır?

Her şeyle değil, en önemli 20 kalemle başlarsın. Yüzlerce çeşidin olsa da parayı ve derdi çoğu zaman az sayıda kalem taşır; önce onları düzene sokarsın.

Hangi 20? Şu dört sorudan en az birine “evet” diyen kalemler:

• Rafta en çok parayı hangisi bağlıyor?
• En sık hangisi bitiyor ve bittiğinde işi durduruyor?
• En çok fireyi hangisi veriyor?
• Fiyatı en sık hangisi değişiyor?

Bir markette bu liste zeytinyağı, peynir, süt ve deterjan gibi kalemlerden oluşabilir; bir kafede çekirdek, süt, yulaf sütü ve bardaktan; bir terzi atölyesinde kumaş, iplik, fermuar ve düğmeden.

1. 120 kalemi seçYukarıdaki dört soruya göre listeni çıkar. Her kalemin adını ve birimini (kg, L, adet, metre, bobin) bir kez belirle.
2. 2Başlangıç sayımı yapHer kalemin elindeki miktarını bir kez say ve yaz. Bütün hesap bu sayıdan başlar; tahminle başlarsan ilk sayım farkı senin hatan olur.
3. 3Alışı mal gelince girİrsaliye ya da fiş elindeyken miktarı ve ödediğin toplam tutarı yaz. Sonraya kalan alış unutulur ve stok eksik görünür.
4. 4Kaydı işi yapan girsinSatışı tezgâhtaki, fireyi atan, üretimi ustası girer. Bilgi elden ele geçtikçe kaybolur; olduğu anda yazılan kayıt kaybolmaz.
5. 5Gün sonunda beş dakika ayırKepenk inmeden günün kayıtlarına göz at: gelen mal girildi mi, atılan şey yazıldı mı? Unutulan kayıt en kolay aynı gün hatırlanır.
6. 6Haftada bir hızlı sayım yapYirmi kalemin hepsini değil, en pahalı ve en hızlı gidenleri say. Fark çıkarsa nedenini aynı hafta ara.

Ekipte stok kaydını kim girmeli?

O anda malı elinde tutan kişi. Sahibin işi her şeyi akşam hafızadan yazmak değil, kayıtları kontrol etmek ve sayım farkına bakmaktır.

Tek defterle ekip çalışmaz; defter kimdeyse kayıt ondadır. Herkesin telefonunda ortak bir defter olduğunda her kişi kendi işini yazar, sen de akşam tek yerden bakarsın. Bir sorun daha var: personelin kasayı, kârı ve alış fiyatlarını görmesini istemeyebilirsin. Bu durumda miktar yazabilen ama tutar göremeyen bir yetki işine yarar.

İnternet kesilince stok kaydı ne olur?

Defterde hiçbir şey olmaz. Bazı bulut tablolar ve yalnızca internetle çalışan programlar ise bağlantı yokken kaydı almaz; kayıt birinin aklında bekler ya da unutulur. Depoda, bodrum katta, pazar tezgâhında ya da fuarda çekim zayıfsa seçtiğin aracın internetsiz kayıt alıp almadığı önemlidir.

Kural basit: kayıt bağlantıyı beklememeli. Mal geldiği anda girilemeyen alış, akşam hatırlanmayabilir.