Stok ve maliyet takip uygulaması seçerken sorulacak 10 soru

Önce hangi tür programa ihtiyacın var?

Bir stok ve maliyet uygulaması fatura kesmez, resmi defter tutmaz, tezgâhta fiş vermez. Ne aradığını bilmeden uygulama karşılaştırırsan birinin iyi yaptığı işi öbüründe ararsın; önce ihtiyacını türüne göre ayır.

Küçük bir dükkânda çoğu zaman iki araç yan yana çalışır: satışı alan bir kasa ve ne kazandığını gösteren bir stok-maliyet uygulaması. Defterlerini mali müşavirin tutar, sen tezgâhta olanı yazarsın. Aşağıdaki 10 soru bu son türü seçerken işine yarar.

Uygulama günlük işine uyuyor mu?

Bunu üç soru belirler: işinin şekline uyuyor mu, bir kayıt kaç saniye sürüyor ve internet yokken çalışıyor mu. Bu üçünden biri “hayır” ise uygulama ne kadar yetenekli olursa olsun büyük ihtimalle bir ay içinde bırakılır.

1. Senin gibi çalışan bir işletme için mi yapılmış?

Malzeme alıp ürün yapan bir atölyeyle randevuyla çalışan bir kuaförün ihtiyacı aynı değildir. Atölye reçete, parti ve fire ister; kuaför hizmet, saat ve “Gelmedi” ister; pilates stüdyosu paket, ders hakkı ve yoklama ister. Uygulamanın kurulumda sana ne iş yaptığını sorup sormadığına, ekranlarında senin kelimelerinin geçip geçmediğine bak. Randevu takibi ile üye ve paket takibi ayrı dertlerdir; dükkân için yapılmış bir programa sıkıştırılmamalıdır.

2. Bir kayıt kaç saniye sürüyor?

Kayıt ne kadar uzun sürerse o kadar ertelenir; ertelenen kayıt da unutulur. Bir alışı, bir satışı ve bir fireyi kendin girmeyi dene ve süreyi ölç. Kaç ekran açılıyor, kaç alan zorunlu, aynı malı ikinci kez girerken uygulama önceki bilgiyi hatırlıyor mu?

3. İnternet yokken çalışıyor mu?

Depoda, bodrum katta, pazar tezgâhında ya da fuarda çekim düşer. Sor: bağlantı yokken kayıt girilebiliyor mu, girilen kayıt nerede bekliyor, bağlantı gelince kendiliğinden gidiyor mu ve bekleyen kayıtları görebiliyor musun? “İnternet gelince tekrar dene” diyen bir uygulama o kaydı kaybettirir.

Ekibin kullanınca para bilgisi gizli kalabilir mi?

Kalabilmeli. İyi bir uygulamada personel kayıt girer ama kasayı, kârı ve alış fiyatlarını görmez; bunun için rol ve yetki ayrımı gerekir.

4. Roller var mı, personel parayı görmeden yazabiliyor mu?

Tek kullanıcılı bir uygulamada ya herkes senin telefonunu kullanır ya da bütün kayıt sana kalır. Çok kullanıcılı olanlarda şunları sor: sahip, yönetici ve personel için ayrı yetkiler var mı? Personel miktar girerken tutarları görüyor mu? Ekibe kişi eklemek ücretli mi, ne zamandan itibaren?

Uygulama maliyeti gerçekten hesaplıyor mu?

Stok saymak işin yarısıdır; asıl soru ürünün sana kaça mal olduğudur. Reçeteden birim maliyet, zam uyarısı ve kaybın ₺ değeri olmayan bir uygulama yalnızca dijital bir sayım defteridir.

5. Reçeteden birim maliyet çıkarıyor mu?

Bir ürünün maliyeti, içindeki her malzemenin miktarıyla o malzemenin birim fiyatının çarpımlarının toplamıdır. Uygulama bunu senin alış kayıtlarından kendisi hesaplamalı; birim fiyatı elle yazdırıyorsa her zamda listeyi baştan güncellemen gerekir.

Denemenin en iyi yolu, bir ürünün maliyetini önce elle hesaplayıp sonra uygulamanın sonucuyla karşılaştırmaktır. Evden mum üreten birinin tek kavanoz mumu; reçete tek kavanoz için yazıldığından beklenen çıkış 1 adet:

6. Zam gelince hangi ürünlerin etkilendiğini söylüyor mu?

Yeni alış girildiğinde uygulama fiyatı bir öncekiyle karşılaştırmalı, zammın yüzdesini söylemeli ve o malzemeyi kullanan ürünleri listelemeli. Mumda deneyelim: soya mumu bu kez 5 kg için 1.430,00 ₺ geldi. Kilo fiyatı 260,00 ₺'den 286,00 ₺'ye çıktı: (286 − 260) ÷ 260 × 100 = %10 zam. Mum başına 180 g × 0,026 ₺ = 4,68 ₺ artış; yeni maliyet 100,68 ₺. Denediğin uygulama bu iki sayıyı sen sormadan söylüyorsa doğru yoldasın.

7. Fireyi ve sayım farkını ₺ olarak gösteriyor mu?

“3 kupa kırıldı” bilgisi tek başına karar verdirmez; “parça maliyeti 89,00 ₺ olan 3 kupa kırıldı, kayıp 267,00 ₺” verdirir. Uygulama fireyi maliyetle değerlemeli, haftalık ve aylık toplamını göstermeli ve en çok kaybettiren kalemi söylemeli. Sayımda da aynısı: sayılanla olması gereken arasındaki fark yalnızca adet olarak değil, tutar olarak da görünmeli.

Raporlarını okuyup anlayabilecek misin?

Okuyamadığın rapor, olmayan rapordur. Muhasebe terimleri ve grafik yığını yerine “hangi ürün kazandırıyor, kayıp nereden geliyor” sorularına düz cümleyle cevap veren bir uygulama ara.

8. Raporlar sade dille mi, sorun yokken susuyor mu?

Raporlarda üç şeye bak: günün, haftanın ve ayın kasası tek bakışta görünüyor mu; ürün kârlılığında zarar eden ürün de listede mi; uyarılar gerçekten bakman gereken şeylerle mi sınırlı? Her gün on bildirim atan bir uygulamayı bir hafta sonra kimse okumaz. İyi bir uyarı kısa bir cümledir: neyin değiştiğini ve neyi etkilediğini söyler.

Verin ve fiyat konusunda neyi sormalısın?

İki şeyi baştan netleştir: verinle ne yapılıyor ve ücretsiz kısım neyi kapsıyor. Bunları aylarca kayıt biriktirdikten sonra öğrenmek pahalıya patlar.

9. Verin kimin?

Ücretsiz bir uygulama parayı bir yerden kazanır: reklamdan, abonelikten ya da veriden. Hangisi olduğunu bil. Gizlilik metninde reklam, kullanıcı takibi ve üçüncü taraflarla paylaşım kısımlarına bak. Bir de şunu sor: hesabını ve bütün verini kimseye yazmadan, kendin silebiliyor musun?

10. Fiyat açık mı, ne ücretsiz kalıyor, hangi telefonda çalışıyor?

Ücretsiz sürümün sınırını öğren: kayıt sayısı mı, özellik mi, süre mi? Deneme bittiğinde kayıt girmeye devam edebiliyor musun, yoksa girdiklerin kilitleniyor mu? Aylık ve yıllık fiyat, satın almadan önce açıkça görünmeli. Son olarak platform: uygulama senin ve ekibindeki herkesin telefonunda çalışıyor mu, hangi dillerde kullanılıyor?

Bir uygulamayı bir haftada nasıl denersin?

Gerçek kayıtlarla, en yoğun gününü içeren bir hafta boyunca. Demo verisiyle beş dakika gezinmek uygulamanın görüntüsünü gösterir; işine uyup uymadığını göstermez.

1. 1Beş kalem seçEn çok kullandığın ya da sattığın beş kalemle başla. Hepsini girmeye çalışırsan deneme kurulumda biter.
2. 2Başlangıç miktarını sayBu beş kalemi bir kez say ve uygulamaya yaz; hafta sonundaki sayımı bununla karşılaştıracaksın. Başlangıç sayımının neden önemli olduğunu küçük işletmede stok takibi yazısında anlattık.
3. 3Bir alışı fişiyle girGerçek bir alışı fişteki tutar ve miktarla gir; uygulamanın bulduğu birim fiyatı hesap makinesiyle kontrol et.
4. 4Bir ürünün maliyetini elle hesaplaBir ürünün reçetesini gir, maliyetini kâğıtta da hesapla. İki sonuç kuruşu kuruşuna tutmalı.
5. 5Personele yazdır, interneti kapatEkipten birine bir gün boyunca satış ve fire girdir. Bir kaydı da uçak modunda gir; bağlantı gelince gidiyor mu bak.
6. 6Hafta sonunda say ve raporu okuBeş kalemi yeniden say, farkı uygulamanın söylediğiyle karşılaştır. Raporu ilk okuyuşta anlamıyorsan bu uygulama sana göre değildir.

Çetele kimlere uyar, kimlere uymaz?

Çetele, malzeme alıp ürün yapan ya da mal alıp satan küçük dükkânlara ve randevuyla ya da üyelikle çalışan küçük işletmelere uyar; fatura, kasa ya da online randevu arayanlara uymaz. Bu bölümü dürüst tutuyoruz, çünkü yanlış uygulamayla geçen bir ay herkese kaybettirir.

Hangi durumda başka bir program aramalısın?

• Fatura kesmen gerekiyorsa: Çetele fatura kesmez. Bir ön muhasebe ya da e-fatura programına bak.
• Tezgâhta barkod okutup fiş vermek istiyorsan: Çetele barkod okumaz, kasa yerine geçmez. Bir POS ya da kasa programı ara; Çetele'yi yanında maliyet ve stok için kullanabilirsin. Markette kasayla birlikte stok takibi sayfasında nasıl olduğunu anlattık.
• Resmi muhasebe arıyorsan: Çetele muhasebe programı değildir; defterlerin için mali müşavirinin kullandığı muhasebe programı gerekir.
• Müşterilerin internetten kendi randevusunu alsın istiyorsan: Çetele'de online randevu, müşteriye otomatik SMS ya da kapora yok. Bir online randevu sistemine bak.
• Hasta ya da danışan dosyası tutman gerekiyorsa: Çetele randevuyu, seansı ve kasayı tutar; danışan dosyası değildir. Bu iş için danışan kayıt programı ara.
• Bekleme listesi ve otomatik paket yenileme istiyorsan: Çetele'nin üyelik tarafında bunlar yok ve üyelere kendiliğinden bildirim gitmez; hatırlatmayı WhatsApp taslağıyla sen gönderirsin.
• Ekipte herkes kayıt girecek ama herkesin iPhone'u yoksa: Çetele yalnızca iPhone'da çalışır; bunu baştan hesaba kat.