Stok sayımı nasıl yapılır? Sayım farkını bul ve kapat

Her şeyi kaydediyorsan neden yine de sayım yaparsın?

Çünkü kayıtlar zamanla raftan ayrışır. Yazılmayan bir fire, unutulan bir satış, kilo yerine adetle girilen bir alış; her biri küçüktür ama haftalar içinde birikir ve kayıttaki stok raftaki stoktan uzaklaşır.

Stok sayımı, rafta ve depoda gerçekten ne olduğunu tek tek sayıp kayıtlara göre olması gerekenle karşılaştırmak demektir. Bazıları buna envanter sayımı da der; iş aynıdır. Asıl amaç saymak değil, farkı bulmak ve nedenini anlamaktır.

Hiç sayım yapılmayan dükkânda stok rakamlarına güvenilmez; güvenmediğin rakamla da sipariş veremezsin. Markette zeytinyağının kaç gün yeteceğini hesaplamak, önce rafta gerçekten kaç şişe olduğunu bilmekle başlar. Kayıtla sayımın birlikte nasıl çalıştığını küçük işletmede stok takibi yazısında anlattık.

Stok sayımı ne zaman ve ne sıklıkla yapılır?

Önemli kalemleri haftada bir, her şeyi ayda bir say. Önemli kalem; pahalı, hızlı dönen, çabuk bozulan ya da kolay kaybolan maldır.

• Haftada bir: kahve çekirdeği, et, peynir, zeytinyağı, keten kumaş gibi tutarı yüksek ya da hızlı giden kalemler.
• Ayda bir: her şey; kutu, etiket, baharat, iplik gibi yavaş giden ucuz kalemler dahil.
• Hemen: bir kalemde beklenmedik bir şey fark ettiğinde ya da rakamına güvenmediğinde, yalnızca o kalem.

Her şeyi aynı gün saymak zorunda değilsin. Dükkânı bölgelere ayırıp sırayla sayabilirsin: pazartesi soğuk dolap, perşembe kuru depo, ayın son pazarı vitrin ve tezgâh. Ay bittiğinde her bölge en az bir kez sayılmış olur, dükkânı da hiçbir gün saatlerce kapatmazsın.

Stok sayımı nasıl yapılır?

Kısaca: dükkân kapalıyken, o ana kadarki bütün kayıtları girdikten sonra, her seferinde aynı sırayla ve kayıtlardaki birimle say. Yedi adımda:

1. 1Saati seçAçılıştan önce ya da kapanıştan sonra, raftaki hiçbir şeyin değişmediği bir saat seç.
2. 2Kayıtları tamamlaO ana kadarki alış, üretim, satış ve fireyi gir; eksik fiş varsa şimdi bul.
3. 3Listeyi raf sırasıyla yazKalemleri rafta durdukları sırayla, kayıtlardaki birimle listele.
4. 4Say ve hemen yazBiri sayar, biri yazar. Açık paketi tart ya da ölç; hafızana güvenme.
5. 5Farkı ve tutarını hesaplaSayılandan beklenen miktarı çıkar, sonucu ortalama birim maliyetle çarp. Büyük bir fark çıkarsa o kalemi bir kez daha say.
6. 6Nedeni bul, yanına yazFire mi, birim mi, satış mı, porsiyon mu, kayıp mı? Nedeni ve ne yapacağını farkın yanına not et.
7. 7Kayıtları sayılana çekBundan sonraki stok ve kaç gün yeteceği hesabı, saydığın miktardan başlar.

Sayım yaparken nelere dikkat edilir?

Bulduğun farkın gerçek olup olmadığını beş şey belirler: saat, sıra, birim, açık paketler ve sayan kişi.

Açılıştan önce ya da kapanıştan sonra say

Müşteri alışveriş yaparken sayılan raf, sen bitirmeden değişir. Sayım anında kayıtlar ile raf aynı ânı göstermeli. O ana kadarki bütün alış, satış ve fireleri sayıma başlamadan gir; sayım sürerken satış girme, sonraki satışları sayım bitince gir.

Her seferinde aynı sırayla say

Kapıdan başla, saat yönünde dön, üst raftan alta in. Sayım listesini de bu sırayla yaz. Sabit bir yol, bir kalemi atlamanı ya da iki kez saymanı önler; bir sonraki sayımı da hızlandırır.

Kayıtlardaki birimle say

Kayıtlar unu kiloyla tutuyorsa kiloyla say, çuvalla değil. Düğme adetle tutuluyorsa paket değil adet yaz. Birim karışırsa fark anlamsızlaşır: depodaki iki 50 kg'lık çuval için “2” yazarsan, kayıttaki 100 kg'ın karşısında 98 kg eksik görünür.

Açık paketi ayrıca ele al

Açılmış un çuvalını, yarılanmış şurup şişesini, kesilmiş kumaş topunu tam sayma. Tartabildiğini tart, ölçebildiğini ölç; tekstil atölyesinde topu metreyle ölçmek beş dakika sürer ama yarım metrelik farkı yakalar. Tartamadığını yarım ya da çeyrek diye yaz: 0,5 L, 0,25 kg.

Büyük sayımı iki kişi yap

Biri sayar, biri yazar. Pahalı kalemleri ikinci kişi bir kez daha sayar; iki rakam tutmuyorsa o kalemi üçüncü kez yanındakiyle birlikte say.

Stok sayım listesi nasıl hazırlanır?

Sayım listesi; kalemin adı, birimi ve sayılan miktar ile sonradan doldurulacak beklenen, fark ve tutar sütunlarından oluşur. Raf sırasıyla yazılır.

• Kalem: rafta durduğu sırayla.
• Birim: kayıtlardakiyle aynı: kg, L, m, adet.
• Sayılan: sayım sırasında doldurulur.
• Beklenen: sayım bitince kayıtlardan yazılır.
• Fark ve tutar: en son hesaplanır.

Bir tekstil atölyesinin ay sonu sayımından üç satır:

Kanvasın ortalama maliyeti metresi 250,00 ₺ olduğu için yarım metre 125,00 ₺ eder; kutunun tanesi 5,00 ₺, iki kutu 10,00 ₺. Boyada fark yok; demek ki boya kayıtları doğru tutuluyor.

Sayım farkı nasıl hesaplanır?

Sayım farkı, saydığın miktardan kayıtlara göre olması gereken miktar çıkarılarak bulunur; tutarı, bu farkın ortalama birim maliyetle çarpımıdır. Eksi sonuç eksik, artı sonuç fazla demektir.

Neden ortalama maliyet? Çünkü rafta farklı fiyatlarla alınmış mal karışık durur ve eksilen kısmın hangi alıştan geldiğini bilemezsin. Ortalama, ikisinin arasından adil bir tutar verir.

250 g kahve, her birine 2 g fazla konmuş 125 bardak demektir. Yoğun bir kafede reçetede 18 g yazan espresso tezgâhta 20 g çekiliyorsa bu fark bir iki günde birikir.

Sayım farkı neden çıkar, her birinde ne yapılır?

Sayım farkının beş yaygın nedeni vardır: yazılmayan fire, yanlış birim, girilmeyen satış, fazla porsiyon, hırsızlık ya da kayıp. Farkın büyüklüğü ve hangi kalemde çıktığı, hangisi olduğunu çoğu zaman ele verir.

Restoranda et, peynir ya da pirinç gibi reçeteyle giden malzemelerde her sayımda benzer bir eksik görüyorsan önce porsiyona bak. Eksik yazılmayan mutfak firesinden geliyorsa, azaltmanın yollarını fire oranı nasıl hesaplanır yazısında anlattık.

Sayımda fazla çıkarsa ne anlama gelir?

Artı fark, rafta kayıtlardakinden fazla mal olduğunu gösterir ve çoğu zaman girilmemiş bir alıştır. Eksik kadar önemlidir, çünkü girilmeyen alış hem stoğu hem maliyeti yanlış gösterir.

Kafede kayıtlara göre 4 L yulaf sütü olması gerekirken rafta 6 L saydın: fark +2 L. Litresi ortalama 90,00 ₺ ise +180,00 ₺. Büyük ihtimalle biri yandaki marketten 2 L alıp yazmadı. Fişi bul ve alışı sayımı kaydetmeden önce gir; sonra girersen o 2 L stoğa iki kez eklenir.

Artı farkın başka nedenleri de olur: girilmemiş bir müşteri iadesi, iki kez girilmiş bir satış ya da önceki sayımda atlanmış bir raf.

Sayımdan sonra kayıtlara ne olur?

Sayımdan sonra kayıtlar saydığın miktara çekilir; bundan sonraki her hesap saydığın rakamdan başlar. Fark silinmez, tutarıyla bir kayıp olarak kayıtta kalır.

İkisi birlikte önemli. Stok saydığın miktara geçmezse her ay aynı farkı yeniden görürsün; fark saklanmazsa kaybı hiç görmezsin. Doğru sıra: say, farkı oku, nedenini not et, kayıtları saydığına çek. Bir sonraki sayımda aynı kalem yine eksik çıkarsa, notun aynı nedenin mi tekrarladığını gösterir.

Kaç gün yeteceği gibi hesaplar da sayımla düzelir. Kayıtta 4 L görünen yulaf sütü aslında 6 L ise “azalıyor” uyarısı erken gelir; sayımdan sonra rakam gerçeğe döner.