Pilates stüdyosu ve kurslarda üye, paket ve seans takibi nasıl yapılır?

Üye, paket ve seans takibi ne demek?

Paket seans takibi, üyenin satın aldığı ders hakkını, kullandığı dersleri ve paketin geçerlilik süresini kayıt altında tutmak demektir. Amaç basit: kapıdan giren her üye için “kaç dersi kaldı, ne zaman bitiyor, borcu var mı?” sorusunu tek bakışta cevaplamak.

Pilates stüdyosunda, yoga salonunda ya da dil kursunda iş aynıdır: üye peşin bir paket alır, sonra dersleri tek tek kullanır. Defterde ya da tabloda tutunca üç şey kayar. Kullanılan ders işaretlenmez, bitiş günü hatırlanmaz, taksidin kalanı unutulur. Her biri küçük görünür ama ay sonunda bedava verilmiş dersler ya da yenilenmemiş paketler olarak geri döner.

Bu yazıdaki örnekler bir reformer stüdyosundan ve bir dil kursundan. Aynı akışı pilates stüdyosu için üye takibi ve kurs için öğrenci takibi sayfalarında kısaca görebilirsin. Fiyatlar örnektir ve KDV hariçtir.

Paket türleri neler, ders başı fiyat nasıl hesaplanır?

Stüdyolarda genelde üç tür paket görürsün: belli sayıda ders ve gün (ör. 8 ders · 30 gün), daha uzun süreli ve indirimli büyük paketler (ör. 12 ders · 45 gün) ve yalnızca süreyle sınırlı sınırsız paket. Ders başı fiyat, paket fiyatının ders sayısına bölünmesiyle bulunur.

Tablo üç şey söyler. Birincisi, büyük paketin indirimi ders başında görünür: 4 derslik paketten 12 derslik pakete geçen üye ders başına 150 ₺ daha az öder. İkincisi, sınırsız paketin ders başı fiyatı sabit değildir; çok gelen üyede düşer. Ayda 16 kez gelen üye, 8 derslik paketteki üyeden daha ucuza ders almış olur. Üçüncüsü, eğitmen payı da kâr da ders başı fiyattan çıkar. Paketi fiyatlarken bu sayıyı maliyetinin altına indirirsen kalabalık sınıf bile seni kurtarmaz. Paket fiyatını kârla birlikte kurmak için kâr marjı ve satış fiyatı hesabına bakabilirsin.

Kalan ders ve bitiş günü nasıl takip edilir?

Her paketin iki sınırı vardır: ders sayısı ve gün sayısı. Hangisi önce dolarsa paket o gün biter; bu yüzden her üye için kalan dersi ve bitiş gününü birlikte tutman gerekir.

Bitiş günü, paketin satıldığı günden geçerlilik süresi kadar ileridedir. Ekim başında 8 derslik, 30 günlük paket alan Ayşe, ilk üç dersten sonra “5 ders kaldı · 30 Eki'ye kadar” durumundadır. Haftada iki gelirse paket ders sayısıyla, haftada bir gelirse süreyle biter. İkinci durumda elinde kullanılmamış dersler kalır ve bu, kuralı önceden konuşmadıysan tartışma demektir.

Üyeleri beş duruma ayırmak listeyi okunur yapar:

• Aktif: geçerli paketi ve kalan dersi var, ör. 5 ders kaldı · 30 Eki'ye kadar.
• Bitmek üzere: 1 ders ya da 7 gün kaldı.
• Paket bitti: bütün dersler kullanıldı.
• Süresi doldu: gün sayısı bitti, ders kalmış olabilir.
• Paket yok: kayıtlı ama geçerli paketi olmayan kişi; deneme dersine gelen ya da ayrılmış üye.

Paket yenilemeyi ne zaman konuşmalısın?

En iyi an, paket bitmeden önceki son derstir: 1 ders ya da 7 gün kaldığında. Paket bittikten sonra üyenin stüdyoya gelmesi için bir neden kalmaz; yenileme konuşması bir mesaja döner, mesaj da kolayca cevapsız kalır.

Bunu alışkanlığa çevirmenin yolu haftalık bir liste. Pazartesi sabahı bitmek üzere olanlara bak, o hafta derse geldiklerinde yüz yüze konuş. Paketi bitmiş ama yenilememiş olanlar ikinci listedir; onlara aynı gün kısa bir mesaj yeter.

Üçüncü liste daha sessizdir: paketi olduğu hâlde 14 gündür gelmeyen üyeler. Sık kullanılan bir kurala göre iki hafta gelmeyen üye bırakmaya yakındır. Ona satış mesajı değil, hatır sorma mesajı yaz: “Seni iki haftadır göremedik, salı 10:00'da yerin hazır.” Paketinde ders kaldığını hatırlatmak, geri dönmesi için iyi bir bahanedir.

Paket dondurma ve uzatma kuralı nasıl konur?

Dondurma, paketin bitiş gününü belli bir gün sayısı kadar ileri almak demektir; ders sayısı değişmez. Kuralı satıştan önce koy: hangi durumda, en fazla kaç gün ve bir pakette kaç kez.

30 günlük pakette 14 gün dondurma yapılan üyenin paketi toplam 44 gün sürer; bitiş günü 14 gün ileri gider, 8 dersi yine 8'dir. Dondurma uzadıkça üye stüdyodan kopar, sınıftaki yeri de boş kalır. Sınır koymak bu yüzden iki tarafın da işine gelir.

• Neden: sağlık sorunu, şehir dışı iş, tatil. Belge isteyip istemeyeceğine baştan karar ver.
• Ne kadar: 8 derslik, 30 günlük pakette 7 ya da 14 gün makul bir üst sınır olabilir.
• Kaç kez: bir pakette bir dondurma, kuralı basit tutar.
• Uzatma: stüdyo bayramda bir hafta kapalı kaldıysa o hafta paketi olan her üyenin paketini 7 gün uzat; kapalı geçen günler üyenin hakkından gitmesin.

Ders programı, kapasite ve yoklama nasıl tutulur?

Her tekrar eden dersi bir kez yaz: gün, saat, süre, kapasite, eğitmen ve o derse kayıtlı üyeler. Sonra her derste yoklama al; kalan dersin doğru olması yoklamanın doğru olmasına bağlıdır.

Kapasite, aletin ya da salonun sınırıdır. Altı reformer aleti olan stüdyoda ders 6 kişiliktir; mat dersinde sınırı salonun genişliği koyar. Dersi “4 / 6 kişi” diye görmek, yeni üyeyi hangi saate alabileceğini gösterir: dolu sabah dersine değil, yarı boş akşam dersine yönlendirirsin.

Haftalık doluluk, gelen kişi sayısının toplam yere bölümüdür. Haftada 9 reformer dersi × 6 yer = 54 yer; 41 kişi geldiyse doluluk %75,9 olur. Hep dolu olan saat yeni bir ders açma işaretidir, hep yarı boş olan saat ise birleştirme ya da saat değiştirme işareti.

Taksitli satışta kalan ödeme nasıl izlenir?

Paketi satarken tam fiyatı, o gün alınan tutarı ve kalanı yaz; kalan tutar üyenin borcu olarak durur ve her ödemede azalır. Kasan satılan paketi değil, eline geçen parayı göstermeli.

Ayşe 4.500 ₺'lik paketi aldı, bugün 3.000 ₺ ödedi: kalan 1.500 ₺. Paket satılmış, dersler başlamıştır ama kasaya giren 3.000 ₺'dir. “Bu ay 10 paket sattım” ile “bu ay ne topladım” aynı cümle değildir; aradaki fark, peşinden gitmen gereken paradır.

Örnek: dil kursunda A1 sabah grubu

Bir dil kursu düşün. A1 sabah grubu salı ve perşembe 09:30'da, 10 kişilik sınıfta 8 öğrenciyle ders yapıyor. Herkes “Aylık 8 ders · 3.000 ₺ · 30 gün” paketinde, yani ders başı fiyat 375,00 ₺.

Grubun ayı kâğıtta 24.000 ₺ görünür, elde ise 21.000 ₺ vardır. Öğretmenin 9.600 ₺'si tam ödenir; bekleyen 3.000 ₺ gelene kadar kira ve faturalar 11.400 ₺'den çıkar. Ödemesi kalan iki öğrenciyi her hafta görmek, ay sonunda sürpriz yaşamamanın yoludur. Bir de şunu fark et: grup 10 kişiye dolarsa aynı öğretmen ücretiyle ayda 6.000 ₺ daha satış yaparsın. Boş iki sandalye, bu grubun en ucuz büyüme yoludur.

Eğitmen ücreti nasıl hesaplanır: ders başı, aylık mı, yüzde mi?

Üç model var: ders başı sabit ücret, aylık maaş ve ders değerinin yüzdesi. Yüzde modelinde ders değeri, o derse gelen her üyenin ders başı fiyatının toplamıdır.

Ders başı ücrette eğitmen sınıf kaç kişi olursa olsun aynı parayı alır; boş sınıfın riski sende kalır. Aylık maaş bir sabit giderdir; eğitmen çok ders verdiğinde senin lehine, az verdiğinde aleyhine işler. Yüzde modelinde eğitmen sınıfı doldurdukça kazanır, risk paylaşılır.

Salı 10:00 reformer dersine gelen herkesin “Aylık 8 ders · 4.500 ₺” paketinde olduğunu düşün; her birinin ders değeri 562,50 ₺. Eğitmenin ücreti ya ders başı 900 ₺ ya da ders değerinin %40'ı:

Bu örnekte iki model 4 kişide eşitlenir. Sınıfların çoğu 3 kişiyle geçiyorsa ders başı ücret sana pahalıya gelir; çoğu ders doluysa yüzde modeli eğitmene daha çok kazandırır. Karışık paketlerde her üyenin ders değeri kendi paketinden gelir: 12 derslik paketteki üyenin ders değeri 500 ₺, bire bir paketteki üyeninki 1.200 ₺'dir. Sınırsız pakette ders değeri ay bitmeden belli olmaz; yüzde modelini kullanıyorsan bu üyeleri nasıl sayacağınızı eğitmenle baştan konuş.

Paket ve seans takibini adım adım nasıl kurarsın?

Önce paketleri ve kuralları yaz, sonra üyeleri ve ders programını ekle; günlük iş yalnızca yoklama ve ödeme girmek olur. Kurulum bir akşamlık iştir, sonrası her ders için birkaç saniye.

1. 1Paketlerini yazHer paketin adını, fiyatını, ders sayısını ve kaç gün geçerli olduğunu yaz. Ders başı fiyatı yanına not et.
2. 2Kuralları belirleDondurma, uzatma ve süresi dolan derslerin kuralını birer cümleyle yaz; satışta üyeye söyle.
3. 3Üyeyi ekle, paketi satÜyenin adını ve telefonunu gir, paketi sat. Bugün alınan tutarı yaz; kalan, borç olarak dursun.
4. 4Ders programını kurHer tekrar eden dersi gün, saat, süre, kapasite ve eğitmenle bir kez yaz; üyeleri derse ekle.
5. 5Her derste yoklama alDersin başında gelenleri işaretle. Gelmeyeni ayır ki ders paketinden düşmesin.
6. 6Haftada bir listeye bakBitmek üzere olanları, paketi bitenleri, 14 gündür gelmeyenleri ve ödemesi kalanları gözden geçir; her biriyle o hafta konuş.

Bu düzen oturunca bir sonraki soru kendiliğinden gelir: kirayı kaç üye karşılıyor? Sabit giderleri, eğitmen payını ve ortalama paket değerini kullanan hesabı başabaş noktası nasıl hesaplanır yazısında adım adım anlattık. Pilates, yoga, dans ve müzik dahil bütün akışı tek sayfada görmek istersen üye ve paket takibi sayfasına göz at.