Randevu defteri nasıl tutulur? Kuaför, berber ve tırnak stüdyosu için

Randevu defteri nedir, ne işe yarar?

Randevu defteri, müşterilerinin hangi gün, saat kaçta ve hangi hizmet için geleceğini yazdığın liste demektir. İyi tutulan bir defter sana üç şey söyler: bugün kim geliyor, bu saate başka bir iş sığar mı, akşam kasada ne olmalı.

Kuaförde, berberde, tırnak stüdyosunda ya da cilt bakım salonunda gün, saatlere bölünmüş bir takvimdir. Boş kalan saat geri gelmez; üst üste binen iki randevu da hem müşteriyi hem seni yorar. Defter bu ikisi arasındaki dengeyi kurar. Aylar sonra “Gül Hanım en son ne zaman boya yaptırdı?” sorusunun cevabı da oradadır.

Randevu defteri kâğıtta mı, telefonda mı tutulmalı?

İkisi de olur; önemli olan tek bir defter olması ve herkesin aynı yere yazması. Kâğıt hızlıdır, pil istemez; telefon ise geçmişi saklar, toplamı kendisi çıkarır ve ekipte herkes aynı listeyi görür.

En sık görülen sorun ikisini karışık kullanmak: randevuların bir kısmı defterde, bir kısmı Instagram mesajlarında, bir kısmı akılda. Hangisini seçersen seç, telefonla, mesajla ya da kapıda alınan her randevu aynı yere yazılmalı.

Randevu defteri adım adım nasıl tutulur?

Önce hizmet listesini çıkar, sonra her randevuyu aynı düzende yaz, aralara pay bırak, günü kapat ve haftada bir geriye bak. Altı adımın her biri aşağıda ayrıca anlatılıyor.

1. 1Hizmet listesini çıkarYaptığın her işi süresi ve fiyatıyla bir kez yaz. Randevu alırken bu listeden seçersin.
2. 2Randevuyu eksiksiz yazMüşteri, telefon, gün ve saat, hizmet, süre, kim yapacak, fiyat ve not. En sık eksik kalan bilgi telefon numarasıdır.
3. 3Aralara pay bırakSıradaki randevuyu, önceki işin bitişine 10–15 dakika ekleyerek ver. Uzun işlerden sonra payı biraz artır.
4. 4Randevusuz geleni de yazKapıdan gelen müşteriyi, işi bitince deftere ekle. Yazılmayan iş günün toplamında görünmez.
5. 5Günü kapatHer randevuyu yapıldı, gelmedi ya da iptal diye işaretle; günün toplamını kasayla karşılaştır.
6. 6Haftada bir geriye bakBoş kalan saatleri, gelmeyenleri ve sırası gelen düzenli müşterileri gözden geçir.

Her randevuya hangi bilgiler yazılmalı?

Sekiz bilgi yeter: müşteri, telefon, gün ve saat, hizmet, süre, kim yapacak, fiyat ve kısa bir not. Biri eksik kalırsa ya hatırlatma yapamazsın ya da akşam toplam tutmaz.

• Müşteri: ad ve soyad; aynı adda iki müşterin varsa soyadının baş harfi bile yeter.
• Telefon: hatırlatma ve son dakika değişikliği için. İlk randevuda bir kez sorarsın.
• Gün ve saat: başlangıç saatini yaz, bitişi hizmet süresinden hesapla.
• Hizmet: “kesim + fön” gibi; birden fazla iş varsa hepsini yaz.
• Süre: hizmetlerin süreleri toplamı. 60 dakikalık iş ile 120 dakikalık iş defterde aynı yeri kaplamaz.
• Kim yapacak: tek başına çalışıyorsan gerekmez; iki kişiyseniz şart.
• Fiyat: o müşteriye söylediğin tutar. Liste fiyatından farklıysa farkı orada görürsün.
• Not: boya numarası, “hassas cilt”, “kalıcı ojeye alerji”, “yanlar 3 numara” gibi işi yaparken bilmen gerekenler.

Hizmet listesi süre ve fiyatla nasıl hazırlanır?

Yaptığın her işi bir satıra yaz: adı, gerçekte kaç dakika sürdüğü ve fiyatı. Bu liste bir kez hazırlanır; sonra her randevu bu satırlardan seçilerek yazılır.

Süreyi tahminle değil saatle yaz: birkaç gün boyunca işe başlarken ve bitirirken saate bak. Fiyatı müşteriye göre değiştirmen gerekirse (uzun saç, gür sakal) liste fiyatı yine başlangıç noktasıdır; farkı randevunun kendisine yazarsın.

Sık birlikte yapılan işler için ayrı satır açmana gerek yok. “Protez tırnak + kalıcı oje” iki satırın toplamıdır: 120 + 60 = 180 dakika, 1.500 + 400 = 1.900 ₺.

Randevular arasında ne kadar pay bırakılmalı?

Sık kullanılan bir kural, her randevudan sonra 10–15 dakika boşluk bırakmaktır; boya ve protez tırnak gibi uzun işlerden sonra bu payı biraz artırmak işe yarar. Ara pay; temizlik, hazırlık, ödeme ve geç kalan müşteri için ayrılan zaman demektir.

Günü hiç pay bırakmadan doldurursan ilk on dakikalık gecikme bütün güne yayılır: 13:00'te bitmesi gereken iş 13:10'da biterse 13:00 müşterisi bekler, onun gecikmesi de bir sonrakine taşınır.

Randevusuz gelen müşteri deftere nasıl yazılır?

Randevusuz gelen müşteri, işi biter bitmez deftere yapılmış bir iş olarak yazılır: saat, hizmet, fiyat. Yazılmazsa akşam günün toplamı kasayla tutmaz.

Özellikle berber dükkânının randevu defterinde gün, randevulu müşterilerle kapıdan gelenlerin karışımıdır. Kapıdan geleni ayrı bir kâğıda değil, aynı deftere yaz; yoksa hangi saatlerin gerçekten dolu olduğunu göremezsin. Randevulu müşterinin saati yaklaşıyorsa kapıdan gelene bekleme süresini dürüstçe söyle: 15:30'da 45 dakikalık saç + sakal randevun varsa ve biri 15:10'da kapıdan girdiyse, 30 dakikalık kesim yetişmez; “16:15'te boşum” demek iki müşteriyi de kazandırır.

Gün sonunda randevu defteri nasıl kapatılır?

Her randevuyu yapıldı, gelmedi ya da iptal diye işaretle, randevusuz gelenleri ekle ve yapılan işlerin toplamını al. Bu toplam günün hizmet kazancıdır; kasadaki nakit ve kart toplamıyla karşılaştırırsın.

Gelmeyen randevuyu silme, gelmedi diye bırak. Silinen randevu unutulur; işaretlenen randevu bir ay sonra kimin iki kez gelmediğini söyler. Deniz'in boş bıraktığı saate kapıdan gelen bir tamirin sığdığına da dikkat et. Gelmeyen müşterinin sana neye mal olduğunu randevuya gelmeyen müşterinin kaybını hesaplama yazısında ayrıca anlattık.

Haftada bir randevu defterine nasıl bakılmalı?

Haftada bir on dakika ayır ve üç şeye bak: hangi saatler boş kaldı, kim gelmedi, hangi düzenli müşterinin sırası geldi. Defter geçmişi saklamak kadar gelecek haftayı doldurmak için de tutulur.

Tek koltuklu bir berber Salı günü 10 saat açık ve bunun 4 saati dolu olsun: doluluk %40. Cumartesi aynı 10 saatin 9,5'i dolu: %95. Cumartesiyi daha fazla sıkıştıramazsın, ama Salı öğleden sonrasını hafta içi gelebilen düzenli müşterilerine önerebilirsin.

Düzenli müşteri için de defter bir hatırlatıcıdır. Gül Hanım altı haftada bir boya yaptırıyorsa ve son randevusu 41 gün önceyse ona bu hafta yazmanın zamanı gelmiştir; altı hafta 42 gün eder. Aynı ritim cilt bakım salonunda aylık bakımda, tırnak stüdyosunda protez tırnak dolgusunda ve kuaförde boya aralığında da defterden okunur.